SISTEM MANAJEMEN MUTU

 

 

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Fitriyah 2019020152

Universitas Islam Batik Surakarta

A. Defenisi Sistem Manajemen Mutu

Mutu (kualitas) didefinisikan sebagai ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya. Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Manajemen Mutu merupakan aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas.

Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

a. Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.

b. Proses management proyek itu sendiri.      

Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan. SMM juga adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Salah satu jenis SMM yang sangat populer dan mungkin paling banyak diterapkan di seluruh dunia adalah SMM yang dikeluarkan oleh Organisasi Standar Internasional (International Standard Organization, ISO).

B. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

a. Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi suatu sistem manajemen mutu.

b. Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa persyaratan produk mereka akan dipenuhi.

c. Pemakai produk.

d. Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah yang dipakai dalam manajemen mutu.

e. Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses sistem manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan.

f. Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu.

g. Pengembang standar terkait.

 C. Konsep Dasar Sistem Manajemen Mutu

Mutu harus secara sadar dikelola untuk memenuhi tuntutan masyarakat, total quality manajemen ( TQM ) atau manajemen mutu terpadu merupakan sistem manajemen yang dikembangkan diberbagai Negara dalam menghadapi dunia yang cepat berubah dan penuh ketidakpastian dalam rangka menciptakan efektivitas dan kepuasan. Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman melalui sifat mutu dan sifat sistem mutu secara komitmen manajemen untuk bekerja dalam berbagai cara.

Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota organisasi dapat memberikan kontribusi dan semaksimal mungkin kepada organisasi dengan melakukan hal tersebut dapat membangkitkan semangat para komponen perusahaan dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu sebuah produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota organisasi. Dari penjelasan di atas konsep dasar sistem manajemen mutu berpatokan kepada figure yang mampu memberikan motivasi kepada komponen perusahaan yang menjadi factor penting dalam jalan nya suatu perusahaan.

D. Aspek Sistem Manajemen Mutu 

Aspek utama dalam sistem manajemen mutu atau SMM ISO 9001 : 2000 adalah kepemimpinan dan tanggung Kepemimpinan dan Tanggung Jawab Interface, Organisasi dengan Pelanggan Sumber daya, Prasarana, Personil SMM Kebijakan mutu, Sasaran mutu, prosedur 23 jawab. Artinya sebuah perusahaan yang menginginkan sistem manajemen mutun yang baik harus memiliki kepemimpinan dan tanggung jawab yang baik. Bagian kepemimpinan dan tanggung jawab merupakan aspek utama dan paling utama sebagai leader atau kepala yang baik untuk membawa organisasi tersebut kearah yang lebih baik. Kemudian aspek selanjutnya sebagai aspek pendukung yang juga saling berkaitan satu sama lain dan memiliki peran yang sama pentingnya dengan peran kepemimpinan dan tanggung jawab. Jika membahas tentang sistem manajemen mutu yaitu berkaitan dengan kualitas dan konsep yaitu kepemimpinan dan tanggung jawab. Untuk mendapatkan keseluruhan hasil dari sistem manajemen mutu memang membutuhkan kepemimpinan atau leader yang baik dan juga dalam menjalankannya membutuhkan tanggung jawab yang baik, agar keseluruhan hasil yang ingin dicapai dan menjadi tujuan dalam dilaksanakannya sebuah proses sesuai dengan yang diinginkan, ditargetkan, dan diimajinasikan.

E. Prinsip-Prinsip Dalam Sistem Manjemen Mutu

Prinsip-prinsip dalam sistem manajemen mutu :

1. Fokus Pelanggan (Customer Focus)

2. Kepemimpinan (Leadership)

3. Keterlibatan Orang (Engagement of People)

4. Pendekatan Proses (Process Approach)

5. Pendekatan sistem pada manajemen

6. Perbaikan (Improvement)

7. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti

8. Manajemen Relasional (Relationship Management

F. Komponen dalam Sistem Manajemen Mutu

 Manajemen mutu terdiri dari empat komponen utama, yang meliputi:

1. Perencanaan Kualitas, proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan memutuskan bagaimana cara memenuhinya.

 2. Peningkatan Kualitas, perubahan yang disengaja dari suatu proses untuk meningkatkan kepercayaan atau keandalan hasil.

3. Kontrol Kualitas, upaya berkelanjutan untuk menegakkan integritas dan keandalan proses dalam mencapai hasil.

4. Jaminan Kualitas, tindakan sistematis atau terencana yang diperlukan untuk menawarkan keandalan yang memadai sehingga layanan atau produk tertentu akan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

G. Proses Dalam Sistem Manjemen Mutu

Pada proses manajemen mutu melibatkan kumpulan pedoman yang sudah dikembangkan oleh tim untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang dihasilkan memiliki standar yang tepat atau sesuai dengan tujuan.

1. Organisasi harus menentukan input yang dibutuhkan dan keluaran yang diharapkan dari prosesnya; Masukan yang dibutuhkan untuk proses harus dipertimbangkan dari sudut pandang apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses seperti yang direncanakan; Keluaran yang diharapkan harus dipertimbangkan dari sudut pandang apa yang diharapkan oleh pelanggan atau proses selanjutnya; Masukan dan keluaran dapat berwujud (misalnya bahan, komponen atau peralatan) atau tidak berwujud (misalnya data, informasi atau pengetahuan);

2. Saat menentukan urutan dan interaksi proses ini, hubungan dengan input dan output dari proses sebelumnya dan selanjutnya harus dipertimbangkan; Metode untuk memberikan rincian urutan dan interaksi proses; Metode yang berbeda seperti mempertahankan atau mempertahankan informasi terdokumentasi (misalnya peta proses atau diagram alir), atau pendekatan yang lebih sederhana, seperti penjelasan lisan tentang urutan dan interaksi proses;

3. Untuk memastikan bahwa proses efektif (yaitu memberikan hasil yang disepakati), kriteria dan metode pengendalian proses harus ditentukan dan diterapkan oleh organisasi; Kriteria untuk pemantauan dan pengukuran bisa berupa parameter proses, atau spesifikasi untuk produk dan layanan Tujuan kualitas organisasi (kriteria); Metode lain untuk indikator kinerja mencakup laporan, grafik atau hasil audit;

 4. Organisasi harus menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk proses, seperti orang, infrastruktur, lingkungan untuk pengoperasian proses, pengetahuan organisasi dan pemantauan dan pengukuran sumber daya Pertimbangan mengenai ketersediaan sumber daya harus mencakup kemampuan dan batasan sumber daya internal yang ada dan hal-hal yang dapat diperoleh dari penyedia eksternal;

5. Organisasi harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk prosesnya dengan terlebih dahulu menentukan aktivitas proses dan kemudian menentukan orang-orang yang akan melakukan kegiatan tersebut; Tanggung jawab dan wewenang dapat ditetapkan dalam informasi terdokumentasi, seperti bagan organisasi, prosedur terdokumentasi, kebijakan operasional dan uraian tugas, atau dengan menggunakan pendekatan sederhana dari instruksi lisan;

6. Organisasi harus memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menangani risiko dan peluang yang terkait dengan proses diimplementasikan. Organisasi harus mempertimbangkan data kinerja yang diperoleh melalui pengkajian kriteria yang ditetapkan untuk pemantauan dan pengukuran; Menganalisis dan mengevaluasi data ini; Dan menerapkan setiap perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses ini konsisten mencapai hasil yang diharapkan;

7. Organisasi dapat menggunakan hasil analisis dan evaluasi untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan; Perbaikan dapat dilakukan pada tingkat proses (misalnya dengan mengurangi variasi dalam cara aktivitas dilakukan) atau pada tingkat sistem manajemen mutu (misalnya dengan mengurangi dokumen yang terkait dengan sistem, memungkinkan orang untuk lebih berkonsentrasi dalam mengelola proses).

Referensi

Diktat Sistem Manajemen Mutu oleh Nuri Aslami FEBI UIN Sumut 2020.

Nur Nasution,Manajemen Mutu Terpadu, (Bogor : Penerbit Ghalia Indonesia, 2005), h. 78.

Nanang Fattah, Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan, (Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 2012), h.59.